Отчет о работе архивного отдела Администрации городского округа Похвистнево за 8 месяцем 2015  года 

Основными задачами архивного отдела являются обеспечение сохранности и государственный учет документов архивного фонда Самарской области, информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.

В списке № 1 организаций, учреждений и предприятй – источников комплектования архивного отдела числится 17 организаций и учреждений. В каждом закреплены ответственные за делопроизодство и архив. Им оказывается методическая и практическая помощь, постоянно консультируем.

За 8 месяцев 2015 года проведены: подшивка документов на бумажной основе 45 ед. хранения; проверка наличия документов на бумажной основе 260 дел. Закартонировано (упаковано в архивные папки) 260 ед. хранения.

На 01.01. 2015 года в архивном отделе было 109 фондов. За 8 месяцев 2015 года принято 3 новых фонда ликвидированных предприятий и учреждений г. Похвистнево.

ИТОГО: на 01. 09. 2015 года в архивном отделе числится 112 фондов.

За 8 месяцев 2015 год на хранение принято 260 дел по личному составу.

ИТОГО: на хранении числится 17 519 единиц хранения, из них 6184 дел постоянного хранения, 11116 дел по личному составу, 123 дела личного происхождения 498 документа, 96 - фотодокументов.

Утверждено 2 описи дел постоянного хранения СВУ за 2008 – 2012 годы – 329 ед. хранения.

Согласовано 6 описей дел по личному составу: Центр занятости (описи безработных), СВУ (2 описи), ОАО «Похвистневский хлебозавод», ООО «Бытовик», ГКУСО СРЦ «Незабудка». На все принятые документы составлены НСА.

Согласованы 2 положения об архиве и 2 положения об ЭК учреждений списка № 1. Проведен 1 семинар для ответственных за делопроизводство и архив и 2 экскурсии.

За 8 месяцев 2015 года провели 17 консультаций.

Составлено 400 тематических карточек по фонду администрации.

За 8 месяцев 2015 года исполнено 727 социально – правовых запроса, запросы исполняются в 10-ти дневный срок. Для иногородних, по возможности, выполняем в день обращения. Количество запросов и их сложность с каждым годом возрастает.

Изготовлено 1338 ксерокопий.

Лично обратилось 763 человека.

Выдано 2070 дел.

В читальном зале работало 16 исследователей. Использовано 289 дел.

Оформили выставку, посвященную 70-летию Великой Победы «Ваша Победа в наших сердцах».

В 2015 году были установлены пластиковое окно и решетки (за счет средств субвенций).

Ежегодно составляются графики сдачи – приема документов на хранение, согласования номенклатур и упорядочения документов учреждения списка № 1, которые утверждаются Главой города.

Начальник архивного отдела Л. Л. Шулайкина