ОТЧЕТ о работе архивного отдела Аппарата Администрации городского округа Похвистнево за 2012 год
Мы активно работаем с организациями и предприятиями - источниками комплектования архивного отдела, консультируя ответственных за делопроизводство и архив, оказывая им методическую и практическую помощь.
За 2012 год проведены:
- подшивка документов на бумажной основе более 400 ед. хранения;
- проверка наличия документов на бумажной основе более 800 дел.
Улучшено физическое состояние 344 ед. хранения.
На 01.01. 2012 год в архивном отделе было 68 фондов. За 2012 год принято 20 новых фондов ликвидированных предприятий и учреждений г. Похвистнево: МОУ ДОД ДДТ, МОУ ДОД СЮТ, Дума г. о. Похвистнево, ОАО «Похвистневогоргаз», МДОУ д/с № 1, ОАО маслозавод «Похвистневский», Магазин «Камелия» ЧП Кирдяшевой Лидии Петровны, МДОУ д/с № 10 «Журавушка», МОУ СОШ № 1, МОУ СОШ № 2, МОУ ООШ № 6, ДОУ д/с № 4, МОУ ДОД ДЮСШ № 1, МДОУ д/с № 8 «Сказка», ОАО «Похвистневский элеватор», ЗАО «Алнас-Волга»,000 «Алмаз-2», МОУ гимназия № 1, МДОУ д/с № 6 «Лучики», ООО «Фирма КАРОС».
ИТОГО: на 01.12.2012 года в архивном отделе числится 88 фондов
За 2012 год на хранение принято 150 дел постоянного срока хранения и 1590 дел по личному составу.
ИТОГО: на хранении находится 14 744 единицы хранения, из них 5 601 дело постоянного хранения, 9 143 дела по личному составу, 123 дела личного происхождения.
Официально приняты и описаны фотодокументы - 10 ед. хранения.
Составлены и представлены на утверждение на ЭПК Управления государственной архивной службы Самарской области 2 комплекта описей документов постоянного хранения и по личному составу учреждений списка № 1 (Налоговой инспекции и администрации г. о. Похвистнево).
На все принятые документы составлены исторические справки и дополнения к историческим справкам, оглавления к описям, предисловия и дополнения к предисловиям описи.
Согласованы 3 положения об архиве и 3 положения об ЭК учреждений списка № 1.
Проведено 2 комплексные и 2 тематические проверки учреждений списка №1.
Проведен 1 семинар для ответственных за делопроизводство и архив с учрежденими образования города.
Постоянно проводим консультации по делопроизводству в течение всего года без графиков и расписаний, по телефону и на месте по мере обращения.
Составлено 400 тематических карточек по фонду администрации.
За 11 месяцев 2012 года исполнено 765 социально - правовых запроса. Количество запросов возрастает. Изготовлено 930 ксерокопий, лично обратилось 780 граждан. Выдано 2930 дел.
В автоматическую базу данных «Архивный фонд» внесено 86 фондов и справочный материал к ним: исторические справки, аннотации к описям, описи, дела.
В читальном зале работало 11 исследователей. Использовано 105 дел.
Закартонировано (упаковано в папки) 728 ед. хр.
Приняли участие в подборке и ксерокопировании материалов к книге «Тринадцать пятилеток Похвистнева».
За 2012 год были приобретены папки для картонирования документов, обложки для переплетной системы Unibin, металлический шкаф для документов, картотечный шкаф, архивная тележка, два пиьменных стола (за счет средств субвенций).
Ежегодно составляются графики сдачи - приема документов на хранение, согласования номентклатур и упорядочения документов учреждения списка № 1, которые утверждаются Главой города, но зачастую сроки по графикам не соблюдаются.
