Основными задачами архивного отдела являются обеспечение сохранности и государственный учет документов архивного фонда Самарской области, информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.

Мы активно работаем с организациями и предприятиями – источниками комплектования архивного отдела (их 15 в списке № 1), консультируя ответственных за делопроизводство и архив, оказывая им методическую и практическую помощь. За 8 месяцев 2014 года проведены: подшивка документов на бумажной основе 198 ед. хранения (за 2013 год – 167); проверка наличия документов на бумажной основе 668 дел. Закартонировано (упаковано в архивные папки) 2504 ед. хранения (за 2013 год - 374 ед. хранения). На 01.01. 2014 года в архивном отделе было 105 фондов. За 8 месяцев 2014 года принято 4 новых фонда ликвидированных предприятий и учреждений г. Похвистнево.

ИТОГО: на 01. 08. 2014 года в архивном отделе числится 109 фондов.

За 8 месяцев 2014 год на хранение принято 136 дел по личному составу, 523 дела постоянного хранеия и 16 фотодокументов. ИТОГО: на хранении числится 17 154 единиц хранения, из них 6182 дела постоянного хранения, 10849 дел по личному составу, 123 дела личного происхождения 498 документа, 96 - фотодокументов. Утверждено 2 описи дел постоянного хранения (мировые судьи судебных участков №№ 1 и 2) за 2004 – 2006 годы – 369 ед. хранения, 1 опись фотодокументов – 16 ед. хранения. Согласовано 4 описи дел по личному составу: ТОО «Магазин №№12, 21», ТОО ПКП «Фортуна», ОАО «Подбельский элеватор», ГКУСОСРЦ «Незабудка». На все принятые документы составлены НСА. Согласованы 2 положения об архиве и 2 положения об ЭК учреждений списка № 1. Проведено 2 семинара для ответственных за делопроизводство и архив ЦБГР и 2 экскурсии. За 8 месяцев 2014 года провели 15 консультаций. Составлено 400 тематических карточек по фонду администрации. В базу данных «Архивный фонд» за 8 месяцев 2014 года внесено 2 фонда, 2 описи 732 ед. хр. За 8 месяцев 2014 года исполнено 767 социально – правовых запроса (за 2013 год – 1170), запросы исполняются в 5-10-ти дневный срок. Для иногородних, по возможности, выполняем в день обращения. Количество запросов и их сложность с каждым годом возрастает.

Для сравнения: запросы поступившие только из пенсионного фонда за 2013 год – 329, за 8 месяцев 2014 года – 418. Изготовлено свыше 1040 ксерокопий. Лично обратилось 730 человек. Выдано 2500 дел. В читальном зале работало 7 исследователей. Использовано 90 дел. Написана и напечатана статья в «Похвистневский вестник» - «Без прошлого нет настоящего» № 29 – 32 от 01. 02. 2014 г. Оформили выставку, посвященную 15-летию архивного отдела.

В 2014 году были установлены пластиковые окна и решетки на окнах (за счет средств субвенций), сделан ремонт запасного выхода с установкой новых дверей. Ежегодно составляются графики сдачи – приема документов на хранение, согласования номенклатур и упорядочения документов учреждения списка № 1, которые утверждаются Главой города.

Начальник архивного отдела Л. Л. Шулайкина