Без архивного документа нет истории государства и народа, нет нации.

И это, очевидно, правильно.

Проходят столетия, одно поколение сменяет другое,

и память о содеянном каждым из них сохраняется

в таком уникальном и бесценном источнике,

как архивные документы

М.В. Нечкина

При слове «архив» у большинства людей возникают неясные представления о полках с пыльными бумагами, что-то тихое, скучное и блеклое. Тихое — да, а вот все остальное совсем не соответствует действительности. Современные архивы организованы таким образом, чтобы документы хранились как можно дольше, чтобы в них были использованы самые современные ёмкости для хранения, архивное дело – интересная и значимая для общества и человека профессиональная деятельность. В общем, это интересная, а порой и высокотехнологичная работа.

Началом истории архивного дела принято считать 1 июня 1918 года. Сегодня можно уточнить: 1 июня 1918 года - это дата начала истории создания централизованной системы управления архивным делом. В России до 1917 года каждое министерство, ведомство, организация имели свой архив, условия хранения документов. Порядок доступа к ним исследователей каждое ведомство устанавливало практически самостоятельно, и хотя и существовали общие правила работы с документами, но общего руководства не имелось.

После событий октября 1917 года одним из актов новой власти явилось принятие декрета Совета народных комиссаров РСФСР от 1 июня 1918 года "О реорганизации и централизации архивного дела". В соответствии с этим декретом все архивы правительственных учреждений ликвидировались как ведомственные учреждения, хранящиеся в них документы образовывали Единый государственный архивный фонд Советской республики.

Таким образом, декретом Совета народных комиссаров от 1 июня 1918года государство признало необходимость архивного дела для своего функционирования.

Декрет и последующие акты советского государства, связанные с архивным делом, были направлены на сохранение архивных документов независимо от времени их создания. Государство признало необходимость, и даже обязательность существования архивов в системе своего функционирования.

В 1938 году архивные учреждения были переданы в ведение НКВД, это событие имело как положительное, так и отрицательное значение. Отрицательным явилось то, что это отдалило архивы от науки, препятствовало использованию документальных материалов. По характеру своей деятельности архивы связаны со всеми государственными учреждениями и общественными организациями, поэтому они сами должны находиться вне какого-либо одного ведомства. Однако, учитывая тот имидж, которое имело НКВД в тот период, это дисциплинировало организации в вопросах обеспечения сохранности документов. В 1960 году архивная служба изменила свою подведомственность, Главное архивное управление было передано в непосредственное подчинение Совету Министров СССР, что изменило статус архивов в лучшую сторону: рекомендации по обеспечению сохранности документов и работе с ними были обязательны для всех ведомственных систем.

В связи с распадом СССР с января 1992 года происходит реорганизация сети государственных архивов России. В соответствии с Постановлением Правительства от 24 июня 1992 года, Комитет по делам архивов при Правительстве Российской Федерации становится федеральным органом государственного управления, который осуществляет государственную политику в области архивного дела.

Современный статус государственных и негосударственных архивов России, вопросы организации их комплектования, хранения, учета и использования документов были регламентированы в "Положении об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденным указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года. Тогда же было принято новое "Положение о Государственной архивной службе России" - органе, осуществляющем государственную политику в области архивного дела.

В соответствии с требованиями действующего закона, в целях сохранности и учета архивных фондов действующих и ликвидированных предприятий, организаций и учреждений города в январе 1999 года создан архивный отдел администрации города Похвистнево. Сегодня Похвистневскому архивному отделу 19 лет. Не такой уж большой временной промежуток, но в жизни отдела, да еще архивного, это период быстрого роста и становления.

С чего же все начиналось?

А началось все с ремонта помещения. За 3 месяца нужно было отремонтировать около 100 кв. м., оснастить мебелью, оргтехникой. В середине февраля 2000 года архивный отдел принял первые 2000 архивных дел вечного хранения – это 10 фондов, которые поступили из архивного отдела Администрации Похвистневского района.

Каждый фонд - это документы, хранящие историю и сведения о каком – либо предприятии или организации. На тот момент – это документы городского исполнительного комитета, нотариальной конторы за 1947-1970 годы, городского отдела образования, плановой комиссии горисполкома, финансового отдела горисполкома, Октябрьского сельского Совета, документы кооперативной артели инвалидов им.1 Мая, Транспортной конторы треста «Куйбышевгаз», государственного торгового предприятия магазин № 2 «Милосердие», Похвистневского городского комитета профсоюзов работников просвещения.

В 2000 году архивный отдел выполнил свои первые 183 социально-правовых запроса. Печатались запросы на старенькой списанной печатной машинке, а иногда писались и от руки. А уже в 2003 году в смотре-конкурсе на лучший архивный отдел «Состояние материальной базы и условий хранения документов» занял достойнное место в десятке лучших из 35 существующих в области архивных отделов.

В течение последующих лет архив активно развивался: в два раза увеличилась площадь архивохранилища, появились новые современные металлические стеллажи, новейшая переплетная система Unibind и другая современная оргтехника.

С 2005 года архивный отдел активно работает с электронной базой данных автоматизированного учета документов Российской Федерации «Архивный фонд», ежегодно пополняет базу данных собственными сведениями о хранящихся фондах. Количество фондов увеличилось до 115, а это - 19425 единиц хранения.

Состав документов интересен и разнообразен: протоколы, решения сессии исполкома городского Совета и протоколы, решения исполкома горсовета, протоколы, решения городской Думы и решения главы администрации города, документы Комитета по управлению муниципальным имуществом, редакции газеты «Похвистневский вестник» и редакции Подбельской районной газеты «Коммунар», документы территориальной избирательной комиссии и городского центра занятости. Наиболее ценные, значимые и интересные фонды, которые хранятся в архиве – это документы Похвистневского городского Совета народных депутатов, Администрации городского округа Похвистнево, документы Октябрьского сельского Совета, управления образования, государственной нотариальной конторы, оригиналы газеты «Сталинский колхозник» с датой выпуска 1937 года по 1957 год, оригиналы газеты «Красное знамя» с 1957 года по 1962 год, и многие другие.

Большую часть фондов составляют документы таких предприятий, как ООО «Аверс-М», РСУ, МТП «Похвистневскагропромтранс»,ОАО «Похвистневский», ЗАО УРС НГДУ «Кинельнефть», МУП «Похвистневская типография», ПЖРЭП, РСУ, ОАО «Монтажник», Похвистневский мебельный комбинат и других предприятий. Ценой больших усилий удалось сохранить большую часть документов предприятий, действовавших на территории городского округа.

Каждый шаг по изменению законодательства ведет к увеличению запросов, поступающих в архивный отдел, что говорит о необходимости и востребованности службы. Архивисты исполняют запросы юридических и физических лиц о подтверждении стажа работы, заработной плате, награждении орденами и медалями, выделении квартир и земельных участков; выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов. Сухие цифры, сухое перечисление фактов, но за всем этим стоит человек со всеми его проблемами.

За официальными документами трудно увидеть бытовую сторону жизни отдельного человека, его неповторимую индивидуальность. Поэтому архивный отдел проводит работу по приему на хранение документов личного происхождения: краеведов, участников войн, людей, которым присвоены звания, награжденных государственными наградами ….

Мы рады, что люди откликнулись на нашу просьбу и решили пополнить наш архивный отдел своими личными фондами. Галину Пантелеевну Гладышеву, члена Совета журналистов, знают все в городе и районе, и именно она первой передала свои документы (публикации, награды, фотографии, письма) на хранение в архивный отдел. На архивных полках хранится 1 фонд документов личного происхождения - Галины Пантелеевны Гладышевой (123 единицы хранения, 498 документов), ведется упорядочение документов личного происхождения – Рафаила Григорьевича Покщаева, Якуповой Дарии Ивановны, Ахметшина Марданаша Мухаметовича, Пензина Александра Ивановича, Можнова Прокофия Ивановича, Журавлёва Петра Никоноровича, Корноухова Михаила Федоровича.

Архивистам приходится следить за своевременной и качественной обработкой документов организаций и предприятий города, оказывать содействие в работе с документами, организации их хранения.

Архивный отдел оказывает учреждениям, организациям методическую помощь при разработке номенклатур дел, по вопросам отбора документов постоянного хранения и по личному составу на хранение (переплет и подшивка документов, составление исторических справок и описей документов), по выделению документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, использует архивные документы в культурно-просветительских целях при подготовки выставок, экскурсий, в периодической печати.

Ежегодно архивный отдел принимает на хранение документы постоянного срока хранения и по личному составу, проводится экспертиза ценности документов, находящихся на хранении в архивах предприятиях и организациях города. Очень отрадно, что есть люди, которые не равнодушны к судьбам документов. Так были спасены лицевые счета фирмы «Карос», хранящихся на балконе у соседки. К сожалению, не помним имя и фамилию этого человека принесшего их, но очень благодарны ему.

Главнейшей функцией архивного отдела является, конечно, сохранность документов. Документы хранят в себе исторические сведения, необходимые для исследования, осознания значимости событий времени, фактов истории. Сохраняя связь времен, архив организует экскурсии по архивохранилищу, готовит юбилейные и тематические выставки. Так была подготовлена экспозиция документов личного фонда первого председателя горисполкома Богомазова Николая Прокопьевича и документов первого Главы Администрации города Похвистнево Филиппенко Владимире Михайловиче.

Время бежит неумолимо, все дальше и дальше уходят от нас события грозных военных лет и, к сожалению, все меньше и меньше остается свидетелей, очевидцев тех лет. Именно личные документы ветеранов могут стать единственным источником сведений о Великой отечественной войне 1941 – 1945 годов. В связи с этим, архивный отдел Аппарата Администрации городского округа Похвистнево призывает родственников ветеранов войны и тружеников тыла, знакомых принять участие в акции «Никто не забыт, ничто не забыто» по сбору документов об участниках Великой Отечественной войны, локальных войн, тружеников тыла. Сохраняя документы, мы сохраняем свою историю для будущих поколений.

В настоящее время архивы - это хранилище документов, отражающих материальную и духовную жизнь народов России, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов России.